Aproximativ 150 de companii din România, inclusiv corporații multinaționale, care emit sute de mii de facturi, au raportat, conform unui studiu recent, o adoptare semnificativă a facturii electronice, dar și provocări în implementarea acesteia. Introducerea obligatorie a facturii electronice între companii în urmă cu un an, a plasat România printre primele state europene care au adoptat această măsură, un progres menit să fie extins la nivelul Uniunii Europene până în 2035.

Implementarea facturii electronice a adus beneficii semnificative companiilor, dar și dificultăți considerabile, arată studiul „Un an de facturare electronică în România”, realizat de Profluo, o companie românească specializată în automatizarea proceselor financiar-contabile cu ajutorul Inteligenței Artificiale. Studiul analizează impactul primului an de obligatorietate a facturării electronice asupra mediului de afaceri.

Conform studiului, principalele beneficii ale facturii electronice sunt reducerea erorilor de facturare (36%), procesarea accelerată a documentelor (31%) și diminuarea timpilor de raportare financiară (20%).

Studiul evidențiază o adoptare extinsă a facturării electronice în rândul companiilor mari, însă identifică și provocări în implementare, integrare și automatizarea fluxurilor. Totodată, există o cerere crescândă pentru soluții de facturare complet integrate.

Astfel, 88% dintre respondenți consideră factura electronică utilă și necesară, dar gradul de dificultate în implementare a variat semnificativ.

• Aproximativ jumătate (55%) dintre companii au perceput tranziția ca fiind gestionabilă, dar provocatoare. Acestea sunt, în general, companii digitalizate, suportate de furnizori externi.
• Aproape o cincime (18%) au întâmpinat dificultăți majore în procesul de implementare.

Cu toate acestea, scepticismul rămâne ridicat în privința obiectivelor autorităților fiscale – în special în ceea ce privește promisiunea reducerii semnificative a deficitului de TVA al României și simplificarea raportării fiscale.

Următorul pas: automatizarea completă a proceselor financiare

Studiul evidențiază superioritatea companiilor digitalizate. Deși implementarea a fost dificilă pentru unele organizații, beneficiile, precum reducerea erorilor și accelerarea procesării, sunt deja evidente. Automatizarea s-a dovedit esențială pentru adaptarea la noile cerințe fiscale.

„Primul an de facturare electronică în România a fost o perioadă crucială de adaptare și învățare pentru companii. Factura electronică a marcat un punct de cotitură în procesul de digitalizare financiară, iar studiul nostru o confirmă: organizațiile care au investit în soluții automatizate au câștigat timp, precizie și eficiență operațională”, a declarat Bogdan Năforniță, CEO & Co-Founder Profluo. El consideră că pasul următor firesc pentru organizații este automatizarea completă a proceselor financiare.”

Beneficiile pentru mediul de afaceri

Studiul a identificat următoarele avantaje principale pentru companii, după primul an de utilizare a facturii electronice:

• Reducerea erorilor de facturare (36%)
• Accelerarea procesării documentelor (31%)
• Scăderea timpului de raportare financiară (20%).

Doar 4% dintre respondenți au menționat reducerea costurilor de procesare ca beneficiu, sugerând că eficiența operațională este mai importantă decât economiile directe.

Provocări tehnice și operaționale

În privința provocărilor, 35% dintre companii au considerat procesul complex din punct de vedere tehnic, 32% au identificat costuri ridicate de implementare, iar 21% au raportat o creștere a complexității în procesele comerciale obișnuite. De asemenea, 18% au întâmpinat dificultăți în aprobare internă.

Din punct de vedere tehnic, 55% au semnalat probleme legate de accesul la portalul public al autorităților fiscale, 50% dificultăți de integrare cu sistemele interne, 35% au necesitat actualizări frecvente de software și 35% dificultăți în înțelegerea cerințelor legislative și tehnice.

Impactul asupra relațiilor de afaceri și gradul de automatizare

Tranziția către factura electronică a avut efecte variate asupra relațiilor comerciale. În timp ce 38% dintre companii nu au observat modificări semnificative, 24% au raportat un impact negativ, iar doar 15% îmbunătățiri în transparență și fluxuri.

În prezent, 82% dintre companii folosesc soluții de automatizare a procesului.

Funcționalitățile cele mai apreciate sunt:

• Automatizarea procesării facturilor – 63%
• Integrarea cu sistemele interne – 57%
• Monitorizarea în timp real a fluxurilor de facturare – 53%

Majoritatea companiilor așteaptă ca aceste soluții să reducă intervenția umană (63%) și să sporească eficiența operațională (62%).

Companiile cu volume mari de documente sunt mai predispuse să investească în soluții avansate de automatizare și integrare ERP, pentru conformitate și eficiență.

Companiile mai mici, cu un volum lunar sub 500 de facturi, apelează frecvent la software de contabilitate de bază sau metode manuale. Cu toate acestea, beneficiile automatizării, precum reducerea erorilor și conformitatea fiscală, rămân relevante.

Așteptările companiilor față de autorități

Având în vedere amploarea transformării, instituțiile trebuie să respecte standarde ridicate de guvernanță și comunicare.

• Claritate: definirea clară a obiectivelor, zonei de aplicare și termenelor;
• Pregătire tehnică: alocarea unui termen suficient pentru testare și implicarea părților interesate;
• Transparență: raportarea periodică a progresului și evaluarea performanței în raport cu obiectivele.

Mai concret, companiile își doresc:

• Mai multă disponibilitate și stabilitate a portalurilor autorităților – 69%
• Simplificarea cerințelor legislative – 57%
• O aplicație gratuită pentru IMM-uri – 34%

Studiul oferă un reper pentru digitalizarea fiscală viitoare în România, ghidând atât companiile, cât și autoritățile în pregătirea pentru obligații viitoare la nivelul UE.