Microsoft Excel este unul dintre cele mai utilizate programe pentru gestionarea și analiza datelor, iar eficiența muncii depinde de dexteritatea în utilizarea combinațiilor rapide de taste și a mouse-ului.

Mulți preferă una dintre aceste metode, însă combinarea lor oferă un mod mai eficient și precis de a manipula datele din tabele.

Cum se lucrează eficient în Excel

Un truc util este selectarea unor celule sau zone necontigue. Metoda standard de selecție, prin click și glisare, alege numai celulele adiacente. Ținând apăsată tasta Ctrl în timp ce selectezi, se pot alege celule sau zone neadiacente.

De exemplu, pentru a formata cu bold celulele A1, C1 și E1, selectează-le pe rând, ținând apăsată tasta Ctrl, apoi apasă Ctrl+B.

Această tehnică funcționează și pentru coloane și rânduri. Pentru a modifica simultan lățimea coloanelor B și D, selectează prima coloană, ține apăsat Ctrl și selectează a doua, apoi ajustează lățimea uneia dintre ele; ambele coloane suferă această modificare simultan.

Când trebuie selectată o zonă mare de celule, metoda de click și glisare devine ineficientă. În schimb, selectează prima celulă, ține apăsată tasta Shift și fă click pe ultima celulă a zonei dorite; aceasta este o metodă rapidă și precisă pentru celule, coloane și rânduri.

Pentru a muta date, se poate face click și glisare la o altă locație. Dacă locația conține deja date, utilizatorul este avertizat despre suprascriere, dându-i posibilitatea de a opri operația.

Însă, ținând Ctrl apăsat în timp ce se face glisarea, conținutul va fi copiat în noua locație. Atenție, datele existente sunt ignorate fără notificare. Această tehnică trebuie folosită cu precauție pentru a evita ștergerea accidentală de informații.

Cum se evită pierderea datelor

Uneori, este nevoie de mutarea datelor fără suprascriere. Pentru acest lucru, ținând apăsată tasta Shift în timp ce se face glisarea, se va insera datele în noua locație, fără a pierde datele existente. O linie verde groasă indică locul unde vor fi inserate datele, iar cele existente vor fi mutate, menținându-le.

Pentru o combinație între copiere și inserare, se poate folosi Ctrl+Shift în timp ce se face glisarea. Aceasta este ideală, de exemplu, pentru inserarea rândurilor de anteturi duplicate la intervale regulate într-un tabel extins, îmbunătățind vizualizarea și imprimarea datelor.

Combinând tastatura și mouse-ul în Excel, se accelerează procesul de lucru, se menține structura datelor și se îmbunătățește productivitatea în gestionarea foilor de calcul.